Nelle aziende e negli enti le relazioni con i media sono costituite da tutte le attività di informazione che si rivolgono espressamente ai mezzi di comunicazione di massa. La volontà di diffondere alcune informazioni può derivare dalle organizzazioni o può essere stimolata da sollecitazioni provenienti dai media stessi. E’ però preferibile che chi si occupa di gestire le relazioni con i media agisca proattivamente, prenda cioè l’iniziativa di contattare i diversi media e non si limiti a reagire a richieste provenienti dai giornalisti.

L’attenzione di chi si occupa delle relazioni con i media è quindi sempre più rivolta a coltivare rapporti con i giornalisti basati sulla fiducia e sulla trasparenza. Per raggiungere questo obiettivo non è sufficiente invitare gli esponenti della stampa a conferenze di loro interesse o inviare comunicati che contengano notizie interessanti. Ciò che sta acquisendo sempre più valore è la capacità e la volontà di trasmettere con continuità una visione trasparente e credibile dell’organizzazione e dei suoi prodotti.

L’evoluzione della comunicazione d’impresa in generale, e delle Relazioni Pubbliche in particolare, verso il concetto di trasparenza dell’organizzazione è alla base dello sviluppo dell’attività di relazioni con i media. Tali relazioni diventano sempre più un’attività volta a far conoscere l’organizzazione per ciò che effettivamente è ai propri clienti potenziali ed effettivi e all’opinione pubblica più in generale, al fine di intrattenere relazioni più durature, basate sulla reciproca conoscenza e sulla fiducia.

Le relazioni più efficaci con la stampa sono quelle che partono da un’efficace azione di targeting dei giornali, delle riviste e dei diversi programmi di radio e televisione. Tali relazioni partono dalla scelta e dalla selezione dei media da contattare a seconda degli obiettivi dell’organizzazione cliente.

Il comunicato stampa è un testo molto sintetico che riporta notizie relative a eventi di particolare interesse come, per esempio, il lancio di nuovi prodotti, l’annuncio di eventi particolari, i risultati di bilancio, i nuovi investimenti o eventuali o eventuali cambiamenti nella direziona aziendale. La prassi più diffusa è affidare la stesura del comunicato stampa a un’agenzia di relazioni esterne.

La conferenza stampa è l’incontro di alcuni esponenti aziendali con un gruppo di giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di una certa rilevanza, durante il quale gli invitati pongono una serie di domande di approfondimento.

Per fare in modo che il rapporto tra professionista di relazioni pubbliche e giornalista sia più fluido ed efficace, chi si occupa di relazioni pubbliche deve fare in modo che gli argomenti proposti siano vere notizie, intendendo per notizie delle informazioni nuove, interessanti e significative per i lettori.

Le notizie migliori sono quelle che possiedono il grado più alto di interesse e di significato per il maggior numero di persone.

Per gestire con successo le relazioni con i media è opportuno che le organizzazioni stabiliscano sin dall’inizio la strategia e gli obiettivi che si vogliono perseguire. E’ importante stabilire una strategia precisa nel relazionarsi con i mezzi di comunicazione, per fare in modo che tutti gli interventi siano mirati al raggiungimento di obiettivi specifici e non si crei un’inutile dispersione di tempo e di energie in attività poco significative per l’organizzazione. Avere un piano da seguire non deve comunque impedire di essere flessibili e disposti a cambiare quando si presentano delle opportunità e degli eventi non previsti.

Check list delle fasi da percorrere

·        stabilire degli obiettivi precisi da perseguire attraverso le relazioni con i media;

·        trasmettere ai media solo ciò che può essere considerato effettivamente una notizia;

·        raccontare le notizie da più punti di vista in modo che possano interessare audience diversi;

·        ricordarsi di inserire sempre il nome di un responsabile aziendale da contattare su ogni materiale inviato alla stampa;

·        avere sempre a disposizione delle brochure o dei depliant per i giornalisti;

·        indire le conferenze stampa e i briefing solo quando un fatto è veramente importante;

·        aggiornare periodicamente il proprio data base contenente dati sui giornalisti;

·        contattare dei buoni fotografi abituati a trattare con i media;

·        costruire rapporti personalizzati con i giornalisti basati sulla stima reciproca e sulla fiducia;

·        cooperare con i giornalisti nel fornire materiale di buona qualità e di elevato interesse;

·        non pubblicare una notizia sul sito web prima di averla comunicata ai giornalisti;

·        assicurarsi che le notizie scritte dai giornalisti siano corrette;

·        richiedere le correzioni se le notizie vengono riportate in modo errato.