Il piano di comunicazione è uno strumento che ha lo scopo di individuare le azioni da compiere per realizzare le scelte di scambio informativo, che sostengono l’organizzazione.

Il piano deve indicare la rivelazione dell’emittenza, i target di destinatari cui è rivolto, i contenuti da adottare, gli obiettivi da raggiungere, le condizioni, i modi, i tempi e le responsabilità di realizzazione.

Il piano  deve prevedere per il raggiungimento degli scopi prefissati la soddisfazione di questi elementi chiave:

Il processo di formulazione del piano di comunicazione prevede la successione di 5 fasi fondamentali:

1) definizione degli obiettivi di comunicazione e delle logiche di azione per i diversi segmenti di audience;

2) articolazione dei contenuti informativi per segmenti;

3) communication mix in funzione della strategia competitiva di comunicazione;

4) scelta dei modi della regia per i criteri della gestione;

5) monitoraggio del piano. 
 

Il progetto di comunicazione è la matrice più utilizzata per definire e dare intenzionalità all’attività di comunicazione di una organizzazione.

Progetto di comunicazione: le componenti

1)      analisi dell’ambiente o ascolto;                              

2)      selezione degli obiettivi;             

3)      elaborazione della politica di comunicazione;     

4)      definizione della strategia;                    

5)      individuazione e selezione dei pubblici;   

6) scelta dei messaggi;

 7) pianificazione delle azioni;

  8) gestione delle risorse;

  9)  valutazione dei risultati;

10)  valutazione dell’efficacia;

OBIETTIVO+DESTINATARIO= STRUMENTO

1) Analisi dell’ambiente o ascolto

a) Inchieste e sondaggi; b) panel; c) interviste.

2) Selezione degli obiettivi

La selezione degli obiettivi deve essere peculiare rispetto alle caratteristiche dell’organizzazione, funzionale in base agli obiettivi generali della comunicazione, mirata e non generica, chiara e non suscettibile ad interpretazioni, condivisa, circoscritta e misurabile.

Gli obiettivi di comunicazione da raggiungere possono riguardare: l’immagine (auspicata o percepita), il miglioramento del servizio, il far percepire i bisogni, il vendere, il fidelizzare, il modificare un comportamento, il sensibilizzare, la notorietà, l’informazione.

3) Elaborazione della politica di comunicazione

Consiste nella ricerca di coerenza tra il piano di comunicazione e la filosofia dell’azienda (la filosofia dell’azienda, la mission, è la specifica rappresentazione e configurazione della ragion d’essere dell’organizzazione, la mission è autoprodotta ed esteriorizzata).

4) Definizione della strategia

La strategia prevede: la classificazione degli obiettivi principali e secondari, l’individuazione dei criteri di priorità tra i pubblici, la selezione delle priorità dei risultati, il controllo delle azioni.

5) Individuazione dei pubblici

Il pubblico può essere interno o esterno (mass-media, distributori, fornitori, clienti).

Nel pubblico esterno dei clienti si possono individuare ulteriori categorie quali gli investitori, gli ex clienti, i clienti potenziali, gli acquirenti, gli opinion leader, i sindacati, gli enti istituzionali.  

6) Selezione dei messaggi

Si deve basare sull’analisi dell’ambiente, sulla valutazione della corrispondenza tra messaggio ed obiettivo, sulla differenziazione dei messaggi in base agli interlocutori ponendo particolare attenzione alla strategie ed alla politiche di comunicazione.

7) Pianificazione delle azioni

Ogni azione deve essere pianificata in base all’obiettivo specifico da raggiungere; la pianificazione di ogni specifica azione di comunicazione deve essere in armonia col piano di comunicazione generale.

8) Gestione delle risorse

Gestione delle risorse: umane, finanziarie, esterne, interne.

9) Valutazione dei risultati

a) quanti e quali degli obiettivi prefissati sono stati raggiunti; b) verificare se gli investimenti effettuati hanno prodotto i risultati sperati; c) individuare quali sono stati i risultati concreti raggiunti.