Una comunicazione orale professionale si inserisce a un certo livello di una catena decisionale, fornendo informazioni, analisi, proposte o richieste. La sua efficacia dipende dall’autodisciplina dell’emittente che elabora il messaggio. Oralità infatti non significa improvvisazione né presentare idee e concetti mano a mano che vengono in mente.

In questo caso gli esiti potrebbero essere incerti: illogicità e oscurità del discorso provocano difficoltà di comprensione, sensazione di fastidio nell’ascoltatore e inevitabile contraccolpo negativo sull’immagine di chi parla.

Al contrario, una comunicazione orale efficace richiede disciplina e allenamento, per strutturare ed esporre rigorosamente i punti chiave e i relativi nessi logico-consequenziali, in funzione del tempo a disposizione e dell’interlocutore.

Più il tempo concesso è ridotto e il livello decisionale è alto, maggiore è la preparazione progettuale necessaria.

La strategia e il modello di esposizione devono essere così ben assimilati e radicati da consentire una reazione immediata a qualsiasi richiesta imprevista, vale a dire una risposta spontanea in termini sintetici, chiari, esaustivi, funzionali allo scopo e al contesto.

Per parlare bisogna documentarsi, non solo riguardo ai contenuti da esporre, ma anche intorno a caratteristiche e aspettative dell’uditorio.

Un valido relatore entra nella logica del suo pubblico, risponde alle sue attese, plasma il suo intervento sulle necessità e le problematiche degli interlocutori.

L’attenzione dei destinatari è strettamente correlata a due fattori: interesse e comprensione; per questo l’argomento del discorso deve essere presentato subito, in correlazione immediata con le motivazioni di vantaggio e interesse che comporta per l’interlocutore.

Per comunicare con efficacia occorre dunque sviluppare:

·        capacità di sintesi, per circoscrivere l’argomento da trattare e individuare le informazioni irrinunciabili da trasmettere in base al tempo a disposizione;

·        disciplina, per disporre in progressione logica i punti chiave del discorso e non abbandonarsi a divagazioni o intuizioni dell’ultimo momento; è preferibile seguire uno schema espositivo lineare dal generale al particolare, offrendo all’ascoltatore un fil rouge per la comprensione ed il ricordo;

·        flessibilità, per adottare il linguaggio più appropriato per il destinatario e predisporre lo schema espositivo a eventuali nuovi sviluppi nel corso della discussione;

·        capacità relazionali, per elaborare immagini, esempi e formule d’effetto, sobrie ma in grado di coinvolgere l’interlocutore e mantenerne l’attenzione, agendo sulla componente emotiva oltre che su quella razionale;

·        abilità tecnica, per evitare, quando è possibile, la lettura di un testo scritto, che toglie spontaneità al discorso e lo rende monotono; dopo un’accurata documentazione sull’argomento, un oratore brillante non legge, ma parla, seguendo, se non il testo completo, almeno una traccia ben nutrita che espone i diversi concetti;

·        equilibrio, per riconoscere le circostanze in cui è consigliabile preparare un testo scritto, cioè quando non si è esperti dell’argomento o il tempo è ridotto; serve inoltre per non abbandonarsi a lunghe divagazioni, concedendo il giusto spazio ad ogni argomento senza oltrepassare il tempo a disposizione che ci si era prefisso in base alle circostanze.  

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